La gestion de documents est bien souvent limitée à leur stockage. Quelle que soit la solution utilisée, il est toujours aussi compliqué de :

• Classer et retrouver ses documents,
• Être certain d'avoir la dernière version,
• Les partager avec des personnes qui n'utilisent pas la même solution.

Par ailleurs, la problématique de l'accès aux données essentielles contenues dans un document reste entière. Pour exemple, la récupération et l’exploitation des données contenues dans un fichier pdf sont loin d’être aisées et à la portée de tous.

Retrouvez simplement vos documents

Avec eKee vous pouvez enregistrer vos documents avec les informations essentielles qui les décrivent et qui constitueront autant de critères pour les retrouver facilement :

• Nom,
• Description,
• Date réelle du document (date de facture, date du contrat, …),
• Catégorie (Vente, Achat, Juridique, Banque, Administratif, …),
• Type (Facture, Contrat, Pièces d’identité, Attestation, Statuts, RIB, PV …),
• Émetteur du document,
• Statut (Projet, Diffusion, Nouveau, Ancien …),
• ...

De plus, grâce à la gestion de contacts eKee, vous pourrez associer à chaque document un ou plusieurs contacts, ou encore un Groupe de contacts (Salariés, Clients, Fournisseurs, Famille, …). Tous vos documents sont ainsi :

• Classés de façon pertinente,
• Facile à retrouver,
• Facile à identifier avec les documents du même type,
• Associés simplement aux contacts concernés.

Vous pourrez également, en un clic, retrouver tous les documents associés à un contact ou à un Groupe de contacts.

Partager ou récupérer des documents simplement

Oubliez la contrainte de la gestion des pièces jointes à un mail, tant pour l'émetteur que pour le destinataire.

Avec les consentements eKee, donner accès à un ou plusieurs documents à destination d’un contact ou d’un Groupe de contacts n’a jamais été aussi simple.

Vous maîtrisez en permanence qui peut accéder à quels documents, et vous êtes ainsi certain que vos interlocuteurs pourront avoir accès à la dernière version de vos documents.

Pour exemple :

1. La société A créé un consentement donnant accès aux documents qui possèdent les critères:

   • Catégorie = “Vente”,
   • Statut = “Diffusion“,
   • Associés au Groupe de contacts “Clients”.
2. Tous les documents destinés à ses clients leurs sont donc automatiquement diffusés (Condition générales de vente, RIB, Attestation d’assurance, ….),
3. Si A rajoute un nouveau document répondant à ces critères, tous ses clients y auront automatiquement accès et recevront une notification. De même, ajouter un contact au groupe “Client” permettra à ce dernier d'accéder à ces mêmes documents.

Plus puissant encore, le même consentement pourra permettre de diffuser les documents qui auront été spécifiquement associés à un contact du groupe.

• Les documents généraux associés au groupe “Clients” seront accessibles par tous les contacts membres
• Les documents spécifiquement associés à un contact appartenant à ce même groupe, seront accessibles par ce seul contact.

Autres cas d’usage, on peut partager très simplement :

• Sa dernière pièce d’identité
• Son dernier kBis
• Ses derniers statuts
• ...

eKee donnera accès automatiquement au document dont la date est la plus récente.

Les multiples critères (Catégorie, Type, Date, Statut, Contacts ou Groupe de contacts associés, Émetteur) disponibles dans la gestion documentaire apportent donc une puissance inégalée pour partager des documents simplement.

Un document avec ses données associées

eKee permet d'associer des modèles de données à des documents (Pièces d’identités, RIB, Factures…). Ainsi, les documents qui bénéficient d’un modèle de données pourront être communiqués avec les données essentielles qui sont nécessaires à leur exploitation (Numéro de passeport, date d'émission, date de fin de validité, IBAN,numéro de facture, émetteur, montant HT, montant TTC, ...).

Gagnez du temps

Avec l’accès donné par eKee aux bases RNCS, SIRENE et BODACC, vous pouvez en un clic enregistrer dans votre gestion documentaire les actes ou comptes sociaux publiés par vos clients, fournisseurs, prospects.

Ces documents seront automatiquement qualifiés et vous n’aurez aucune ressaisie à effectuer.

Connectez vos outils existants

Si vous disposez d'une GED, vous pourrez utiliser l'API eKee pour l'alimenter automatiquement.

Un document c’est bien, avec les données c’est mieux !